Ассистент руководителя

Должностные обязанности: осуществление административной поддержки деятельности центрального офиса бизнес подразделения:
- Обеспечивала своевременное предоставление отчетов, как регулярных, так и по запросу, руководителю бизнес подразделения, а также в центральный офис,
- Осуществляла поддержку отдела персонала в офисе (анализ СМИ по регионам, работа по источникам размещения вакансий, первичный отбор персонала), мониторинг бюджетов по релокации. Занималась ведением табеля учета рабочего времени сотрудников
- Осуществляла поддержку при вступлении сотрудников в должность.
- Осуществляла административную и организационную поддержку командировок, конференций и совещаний сотрудников юнита,
- Осуществляла обработку документации (договора, акты, счета, накладные, т.п.) и проверку их на соответствие внутренним требованиям компании и законодательству,
- Осуществляла взаимодействие с отделом закупок при проведении проектов - согласование заявок на поставку оборудования и материалов, согласование выбора поставщиков по проектам. Осуществляла координацию информации между менеджерами проекта и финансовым консультантом при создании заказов на поставку и заведении поставщиков.
- Обеспечивала согласование договоров, заключаемых офисом бизнес-подразделения в соответствии с правилами, политиками и положениями, действующими в Компании.
- Обеспечивала обмен информацией между территориальными, региональными и центральным офисом,
- Управляла и контролировала работу внештатных сотрудников, обеспечивая бесперебойную работу центрального офиса бизнес подразделения.
- Планировала и контролировала эффективное использование ресурсов компании, контроль статей бюджета в рамках своей деятельности, пр.

Ведение административно-организационных и маркетинговых вопросов на вверенной территории.
• Обеспечивала обмен информацией между территориальным, региональным и центральным офисами, соблюдая локальные нормативные акты Компании в отношении сохранности конфиденциальной информации.
• Обеспечивала своевременное предоставление сводных отчетов по территории, как регулярных, так и по запросу, старшему менеджеру по территории и / или региональному менеджеру, а также в центральный офис, с целью обеспечения принятия правильных бизнес решений на основе точной и своевременной предоставленной информации.
• Осуществляла прием и обработку телефонных звонков и корреспонденции в соответствии с политиками и процедурами Компании.
• Обеспечивала соблюдение требований Программы по управлению документооборотом.
• Осуществляла обработку первичной учетной бухгалтерской документации (договоры, акты, счета, накладные и т.п.) и проверку их на соответствие внутренним требованиям Компании и действующему законодательству.
• Обеспечивала согласование договоров, заключаемых территориальным офисом, в соответствии с правилами, политиками и положениями, действующими в Компании.
• Осуществляла административную и организационную поддержку командировок, конференций и совещаний сотрудников территориального офиса, обеспечивая делопроизводство и хранение документов в соответствии с правилами, политиками и положениями, действующими в Компании, а также с законодательством РФ.
• Осуществляла поддержку кадрового администрирования и документооборота Отдела по работе персоналом, обеспечивая соблюдение требований как локальных нормативных актов Компании, так и действующего трудового законодательства РФ.
• Осуществляла административно-хозяйственную поддержку офиса, обеспечивая его бесперебойное функционирование.

Перевод технической документации, в т.ч. чертежей. Деловая переписка с партнерами.

Сбор и обработка информации по конкурентам компании, сотрудничество с местными СМИ, управление рекламными потоками.
Также осуществляла анализ ситуации внутри компании, в частности работа с персоналом – проведение анкетирования и опросов, анализ полученных данных, разработка мероприятий по мотивации труда персонала.