Офис-менеджер

Осуществление работ по закупке сырья, материалов, оборудования, необходимых для организации работы Предприятия.
Ведение работы по поиску контрагентов, заключение выгодных для Предприятия договоров.
Принятие мер по установлению долгосрочных связей с производителями сырья, оборудования, материалов, необходимых Предприятию.
Контроль наличия транспортных средств, необходимых для перевозки закупаемого сырья, материалов, оборудования.
Ведение электронной базы данных поставщиков и условия заключённых с ними договоров.
Ведение преддоговорной работы с предполагаемыми поставщиками.
Составление ежедневных отчётов по плану производства и отгрузок , сведения по уборке урожая зерновых.
Составление еженедельного отчёта для Москвы о сроках исполнения обязательств по государственным контрактам.
Ведение деловой переписки с регионами о выполнении государственных контрактов.
Жизнеобеспечение офиса (заказ канцелярии и воды).
Приём и отправка документов по факсу и почтой России.
Бронирование гостиниц для директора и сотрудников на время командировок.
Проведение подготовительных мероприятий к выставкам (печатная продукция, сувениры).
Достижения:
Своевременная подача информации для планирования отгрузок по готовой продукции.
Экономия денежных средств Предприятия за счёт выбора оптимально выгодного поставщика.

Организация закупочной деятельности компании с целью обеспечения эффективного использования ресурсов;
Координация работы по поиску оптимальных поставщиков, анализ выбора поставщиков;
Взаимодействие с поставщиками (согласование условий поставки и оплаты, заключение и сопровождение договоров);
Поиск и заключение договоров с транспортными компаниями для перевозки грузов по России;
Осуществление контроля сроков поставки товаров;
Ведение и сбор документации для представления в бухгалтерию;
Получение и сопровождение груза от транспортной компании до склада;
Отслеживание состояния запасов сырья и товаров, принятие мер для повышения эффективности их использования по порученным заявкам/ заказам;
Составление и согласование сметы затрат по закупкам на поступившие заявки/ заказы;
Проведение инвентаризации;
Подготовка документации по возврату бракованной продукции поставщику.

- организация закупочной деятельности компании с целью обеспечения эффективного использования ресурсов;
- координация работы по поиску оптимальных поставщиков, анализ поставщиков;
- взаимодействие с поставщиками (согласование условий поставки и оплаты, заключение и сопровождение договоров);
- поиск и заключение договоров с транспортными компаниями для перевозки грузов по России;
- осуществление контроля сроков поставки товаров;
- ведение и сбор документации для представления в бухгалтерию;
- получение и сопровождение груза от транспортной компании до склада;
- ведение складского учёта в 1С;
- выдача ТМЦ для проведения монтажных и ремонтных работ;
- проведение инвентаризации;
- подготовка документации для электронных торгов.
Достижения:
Ввела электронную базу переписки с поставщиками в программе MO Outlook. Ведение документооборота. Инвентаризация склада и поддержание в надлежащем состоянии программы 1С.

- организация закупочной деятельности компании с целью обеспечения эффективного использования ресурсов;
- осуществление анализа рынка поставщиков;
- координация работы по поиску оптимальных поставщиков, анализ поставщиков;
- взаимодействие с поставщиками, согласование условий поставки и оплаты;
- заключение и сопровождение договоров с поставщиками;
- осуществление контроля сроков поставки товаров;
- ведение и сбор документации для представления в бухгалтерию.

Достижения:
Повысила эффективность взаимодействия с филиалами Компании (дополнила существующую информацию о филиалах и инициировала переход общения в электронный режим).
Установила прямые долгосрочные хозяйственные связи с оптимальными поставщиками, что способствовало проведению ремонтных работ в кратчайшие сроки и с наименьшими затратами.

Разработка и корректировка комплексных графиков (в MS Project) технологической подготовки производства по внедряемым ИИ.
Осуществление контроля комплексных графиков по технологической подготовке производства на внедряемые ИИ.
Подготовка сводных отчётов и материалов для проведения совещаний по этим вопросам у Главных инженеров проектов, Главного инженера предприятия.
Осуществление ресурсного планирования задач по комплексным графикам технологической подготовки производства на внедряемые ИИ.
Участие в разработке и корректировке комплексных графиков по технологической подготовке производства и созданию мощностей на изготовление модернизируемой и вновь осваиваемой продукции (в MS Project).
Участие в подготовке сводных отчётов и материалов для проведения совещаний по этим вопросам у главного инженера предприятия.
Обобщение информации по выполнению проектов подразделениями главного инженера.
Подготовка еженедельных отчёты по выполнению проектов для главного инженера и генерального директора предприятия (в МS Project).
Проводила работу по контролю исполнительской дисциплины подразделений главного технолога.
Контролировала и готовила сводные отчёты по выполнению мероприятий утверждённого плана качества.
Проведение расчетов ежемесячных показателей результативности по «Технологической подготовке производства».
Подготовка сводных отчётов по подразделению и участие в подготовке других сводных материалов и справок.
Достижения:
Оптимизация системы сбора информации по проектам в MS Project.

Участие в разработке нормативных документов СТП «Порядок оформления заказа на проведение работ по ремонту, монтажу и изготовлению технологической оснастки, оборудования, зданий и сооружений».
Формирование ежемесячного плана ремонтных работ предприятия:
- Своевременный сбор информации о планируемых работах от производственных подразделений;
- Согласование плана с менеджерами и специалистами по направлениям;
- Утверждение плана ремонтных работ у главного инженера завод.
Авторский надзор за выполнением ремонтных работ.
Подготовка организационно-распорядительной документации.
Ведение отчётов и информационных баз данных.
Ведение реестра заказов на ремонтные работы по заводу.
Приём заявок на приобретение материалов.
Участие в закрытии дебиторской задолженности.
Достижения:
Ввела в действие Систему Технологического Процесса.
Оптимизировала систему сбора документации к заказам.
Способствовала закрытию дебиторской задолженности.