Офис-менеджер

1. Регистрация и учет договорных документов в блоке «Делопроизводство» программы 1:С УПП в порядке, утвержденном Положением о документообороте.
2. Прием документов для передачи в дело (для хранения в архиве) в порядке, утвержденном Положением о документообороте.
3. Распределение входящих и внутренних телефонных звонков. Встреча посетителей, выявление потребности, вызов нужного сотрудника. Чай, кофе посетителям (!!!Только гостям Генерального директора, важным клиентам!!!).
4. Передача поступающих из базы в п. Мокрый Батай документов исполнителям. Регистрация в журнале факта получения документа исполнителем.
5. Формирование реестров почтовой корреспонденции, передача корреспонденции водителю-курьеру для дальнейшей отправки. Контроль исполнения реестров.
6. Своевременный заказ почтовых конвертов, цветных бланков, необходимых журналов для регистрации. Ведение отчетности.
7. Контроль за формированием заявки на водителя-курьера. Контроль исполнения заявки. Ведение отчетности.
8. Оформление заказов на покупку бумаги Sveto Copy. Ведение учета выдачи бумаги сотрудникам.
9. Обеспечение порядка в архиве, организация и документальное оформление утилизации документов.
10. Оформление заказов питьевой воды и стаканчиков в офисы в г. Ростове-на-Дону и п. Мокрый Батай. Оперативное реагирование в случае неисправности работы кулеров. Ведение отчетности.
11. Предоставление документов из архива по требованию. Оформление изъятия оригиналов документов из архива.
12. Контроль наличия оригиналов договоров с поставщиками в зоне своей компетенции (заказ воды, бумаги, конвертов, отправка почтовой корреспонденции). Контроль дебиторской задолженности. Контроль наличия оригиналов отчетных документов. Передача отчетных документов по реестру в бухгалтерию в установленные сроки.
13. Планирование рабочего месяца. Отчетность по итогам выполненных работ.
14. Замещение основного сотрудника по должности «Специалист канцелярии» в период отпуска, болезни.