Руководитель административного отдела

Решение административных вопросов, вопросов аренды и продажи помещений-поиск, подбор помещений по необходимым параметрам (местоположение, характеристики и т. д.), оценка перспективности для ведения бизнеса; проведение переговоров с арендодателями и собственниками, проведение инвентаризаций; снабжение необходимым оборудованием, материалами, непродовольственными товарами, канцтоварами; проведение необходимых ремонтных работ в комплексе; протоколирование совещаний и конференций; организация поездок; контроль оформления договоров с поставщиками и клиентами; общение с контролирующими организациями по текущим вопросам комплекса; противопожарной безопасности, СЭС; контроль исправности оборудования комплекса; ведение договоров по группе компаний комплекса, технической документации по объектам строительства, ведение платежей, отслеживание расходов по статьям бюджета.

Контроль дебиторской и кредиторской задолженности, взаимодействие с контрагентами, контроль договоров и тендеров по поставщикам для снабжения регионов, обсуждение цен и ассортимента. Командировки в регионы для обучения и консультирования при организации как новых структурных подразделений, так и действующих. Работа с банками по кредитованию организации -подготовка полного пакета юридических и финансовых документов, проведение переговоров, мониторинг рынка банковских продуктов, контроль погашения кредитов и займов, работа с залогами; сопровождение договоров займа, аренды, купли-продажи имущества. Контроль работы автотранспорта компании, организация документооборота служебного ГСМ, установление компенсаций, разработка лимитов, регламентов работы, отчетность. Организация инкассации в регионах, подготовка необходимых документов, заключение договоров с банками и инкассирующими организациями; решение текущих вопросов. Сопровождение зарплатного проекта, контроль в регионах заключения договоров и решение вопросов и проблем, связанных с перечислением заработной платы. Финансовое планирование и бюджетирование, разработка форм отчетности по статьям управленческого учета, доведение утвержденных планов до подразделений компании в региональном разрезе; ведение и контроль БДР и БДДС, реестров платежей по нескольким юридическим лицам, контроль платежей, план-фактный анализ и отчетность.

Мониторинг дебиторской и кредиторской задолженности, контроль предоставления отчетных документов, финансовое планирование и бюджетирование, разработка системы кредитования, контроль оплат , предоставление расшифровок результатов финансовой деятельности на основе данных программы 1С, составление финансовой отчетности по деятельности компании; разработка плана счетов управленческого учета и формирование отчетности по статьям управленческого учета, ведение базы договоров; составление маршрутных карт и описания бизнес-процессов.

Организация работы персонала, поиск, заключение договоров аренды и полное оснащение офисов и снабжение; общение с контролирующими органами и инстанциями.Работа с поставщиками в плане финансовых документов, контроль оплаты, ведение переговоров, заключение договоров, бюджетирование; отслеживание и сокращение объемов кредиторской и дебиторской задолженности. В подчинении 10 человек.

Контроль финансовых вопросов, управленческий учет, проведение переговоров с клиентами, заключение контрактов, анализ финансовых результатов, краткосрочное и долгосрочное планирование, разработка системы кредитования для клиентов. Взаимодействие с контролирующими органами, органами управления, банками, оформление пакета документов для кредитования в банке. Ведение бухгалтерского учета по общей системе налогообложения (1С Торговля и склад, в 1С Бухгалтерия)- НДС, прибыль, банк, первичные документы, формирование и сдача отчетов в налоговую инспекцию, отчетов в фонды, перечисление налогов, з/п и т.д., также ведение УСНО, работа с базой данных Консультант +, работа с Клиент-банк. В подчинении 15 чел.

Ведение переговоров, разработка, оформление и заключение договоров с контрагентами (поставщиками, аутсорсинговыми компаниями), подготовка и организация корпоративных мероприятий, праздников, семинаров, тренингов, конференций; планирование бюджета и согласование бюджетных позиций с главным офисом (г.Москва) в части административных расходов, организация и контроль проведения всех видов офисных ремонтно-строительных работ, принятия в эксплуатацию новых офисов, оформление необходимых документов для сдачи в эксплуатацию (свидетельства, разрешения, заключения СЭС и гос. противопожарной службы и т.д.), взаимодействие с муниципальными и контролирующими органами, коммунальными службами, решение вопросов оснащения и благоустройства рабочих мест и территории (закупка канцтоваров, мебели, заказ рекламных материалов и т.д.), обучение и оценка персонала, организация работы по формированию автопарка филиала, контроль покупки, эксплуатации, регистрации, продажи и страхования автомобилей, отслеживание затрат, связанных с эксплуатацией автотранспорта, организация перевозок грузов и пассажиров, логистических процессов, погрузочно-разгрузочных работ. В подчинении 25 чел.

Организация встреч и поездок (заказ билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка-оформление всех необходимых документов), сбор информации и подготовка пакета документов к сделкам и переговорам, обеспечение эффективной работы офиса, контроль ведения документооборота организации и работы секретариата, координация работы всех отделов, контроль выполнения заданий руководства сотрудниками; обеспечение отделов офисными принадлежностями (сбор заявок, тендер, закупка), организация работы автопарка; поддержание офиса в рабочем состоянии и обеспечение проведения необходимых ремонтных работ, участие в разработке меню ресторанов, маркетинговой политики и рекламных проектов, координация работы персонала ресторанов гостиничного комплекса, подготовка и организация банкетов, конгрессных мероприятий, тренингов, совещаний, контроль работы технического персонала, составление сметы расходов и подготовка пакета документов для клиентов, организация расселения участников мероприятий и оформление всех сопровождающих документов. Особый вклад: Разработка и ввод в действие приказов и распоряжений по совершенствованию делопроизводства на предприятии; разработка бланков всех внутренних документов предприятия; разработка и расчет норм расхода канцтоваров, что позволило сократить расходы в несколько раз.