Офис-менеджер/ администратор офиса

Должностные обязанности:
• Анализ предложений потенциальных контрагентов и отбор наиболее выгодных.
• Заключение договоров с контрагентами (с момента получения договора до момента его подписания сторонами)
• Ведение переговоров с контрагентами на предмет качества оказания услуг, снижения стоимости услуг/товаров на уровне Административной дирекции компании.
• Контроль ежемесячных оплат по договорам.
• Планирование запасов расходных материалов.
• Каждые три месяца отчетность о выполненных задачах руководству.
• Регистрация входящей/исходящей документации по системе DIRECTUM, передача адресатам по реестру.
• Контроль работы водителя.
• Ведение договоров по строительству сети: контроль процесса согласования, распечатка договорных документов, сшивание, передача на подпись, передача контрагенту. Порядка 150 договорных документов (Ген. договор, ДС)
• Ведение документации по строительству сети (КС-2, КС-3, ОС-15 и т.д.).
• Командировки сотрудников компании: встреча в аэропорту, прием, размещение в гостиницах города.
• Представление интересов компании в офисах контрагентов: отели, рекламные компании, поставщики.
• Выполнение поручений локального руководства.
• Активная помощь HR-у в организации корпоративных мероприятий.
• Прием посетителей офиса.
• Входящие в офис звонки, прием факса.
Результаты работы/достижения:
• Организация работы офиса «с нуля»
• Тендерным методом найдены подходящие контрагенты для оказания услуг или поставок расходных материалов в офис. Порядка 30 единиц.
• Налажены взаимоотношения с необходимыми контрагентами, на все поставки и услуги заключены договоры и отлажена система безналичных расчетов.
• Обеспечение комфортных условий для работы сотрудников.
• Оптимизированы складские запасы расходных материалов.
• Оптимизированы процессы передачи потоков информации между филиалами компании.
• Методом переговоров снижена первоначальная стоимость арендной платы, клининговых услуг.
• Повышение по должности с секретаря офиса до офис-менеджера (управляющего офисом).

Должностные обязанности:
• Организация потоков информации между филиалами компании.
• Работа с внутренней документацией и базой данных.
• Контроль процесса заключения договоров с торговыми точками. Согласование, подписание, оплаты по договорам.
• Хозяйственная часть (расходные материалы для офиса)
• Помощь в подготовке командировок, совещаний, конференций и т.д.
• Ежедневная, еженедельная, ежемесячная отчетность о продажах в торговых точках на базе отчетов торговых представителей.
Результаты работы/достижения:
• За 4 месяца работы проекта были ускорены сроки операционных процессов (заключение договоров, оплаты торговым точкам, своевременная отчетность), в связи с чем повышены продажи, и выросла общая результативность проекта.

Должностные обязанности:
• Прием звонков/факса
• Обеспечение офиса расходными материалами
• Прием посетителей.
• Подготовка документации.
• Регистрация, систематизация входящей/исходящей документации.
• Отправка корреспонденции.
• Представление интересов компании в офисах рекламных агентств, ведение переговоров на предмет стоимости услуг, разработки рекламных макетов.
• Помощь в подборе кадров.
Результаты работы/достижения:
• Своевременный выход рекламных материалов в СМИ.
• Установление репутации компании как надежного партнера и выгодного клиента.
• Привлечение новых организаций к сотрудничеству .

Должностные обязанности:
• Встреча клиентов агентства в офисе
• Подготовка документации для туриста (путевка, ваучер, полетная информация и т.д)
• Получение, хранение и архивирование документации офиса.
• Еженедельный обзвон и общение с туристами на предмет выявления впечатлений от тура.
• Обеспечение работы составляющих офиса: поддержание исправности оргтехники, поставка расходных материалов.
• Выполнение поручений руководства.
Результаты работы/достижения:
• Увеличение скорости продаж клиенту тура благодаря оптимизации сопутствующих процессов.
• Оптимизация запасов офиса.