Администратор / Помощник руководителя / Офис-менеджер

● Администрирование и обеспечение жизнедеятельности офиса:
- управление/прием/отправка/контроль исполнения входящего/исходящего информационного трафика(документооборота, телефония, факс, эл. почта, мини АТС, Почта РФ, Почта UPS/DHL, и тд.) филиала и офисов в г. Р/Д;
-управление/прием/отправка/контроль исполнения запросов в компетентные органы(Администрация РО, ГУ ЦБ по РО, МВД, ИФНС, МИФНС, ПФР РФ и т. д) коммуникация, координация взаимодействия с ними.
-работа, с контрагентами, их координация, выполнение ими договорных условий с Банком, исполнение заявок Заказчика (Банка). Счета – их своевременность, суммы, их корректность и отправка в оплату ЦО г. Москва в соответствующий Департамент
- аренда офисов и коммунальные платежи (взаимодействие с Арендодателями, счета, договора, отправка в ЦО);
- контроль за надлежащим техническим состоянием и ремонтов офисов, сохранность и организация своевременного ремонта мебели, сантехники, сплит-систем и кондиционирования, электро, – и теплоснабжения;
- уборка и чистота офисов, контроль мастеров чистоты;
- инкассирование офисов(счета, договора, отправка в ЦО);
-контроль, проверка, взаимодействие : технической, физической, противопожарной систем безопасности офисов филиала;
- телефония, интернет (договора, счета, отправка в ЦО);
- уборка прилегающей территории, ее своевременность, качество (договора счета, отправка в ЦО;
- транспортные услуги : контроль использования, заказ, (счета, договора, отправка в ЦО), Водитель-курьер, его координация, график, подготовка его договора подряда, ежемесячных актов отправка в ЦО).
-вывоз, транспортировка и размещение ТОПП (мусор), своевременность (счета, договора, отправка в ЦО)
-обслуживание УУТЭ(узла учета теплоэнергии), своевременность, достоверность показаний приборов учета) (счета, договора, отправка в ЦО).
-поставка воды, стаканов в офисы филиала (счета, договора, отправка в ЦО)
- заказ, получение канцелярии, ежеквартально (счета их корректность и отправка в ЦО)
- архивация, уничтожение документов офисов филиала (ОСГ рекордз менеджмент, заявка, контроль)
- контроль за выполнением нормативных документов административного направления.
- оформление документов, приема – увольнения, сотрудников Банка, отправка в ОК
- листы нетрудоспособности сотрудников Банка и их контроль, корректность, отправка в ОК
- контроль за соблюдением норм трудовой дисциплины, ведение журналов прихода/ухода, служебных командировок.
- табель учета рабочего времени, ведение и отправка ОК.
- ежемесячный заказ полиграфической рекламной продукции, мониторинг ее актуальности, для офисов филиала в г. Р/Д
- контроль за световой рекламой, за рекламой в витринах офисов филиала, координация ее ремонта и обслуживания по мере необходимости (счета, договора, отправка в РЦ, ЦО).
- сопровождение документооборота к исполнителям по мероприятиям Банка, проходящим в Ростове – на – Дону. (отправка в РЦ, ЦО)
- оформление командировочных документов руководству офисов в г. Р/Д, и отчет по ним.
- авансовая отчетность, офисов ее своевременность, корректность, и отправка в ЦО УВУ.
- ежедневно, взаимодействие в работе, координация с Администратором РЦ, Административным Департаментом, Департаментом безопасности, Департаментом персонала, Департаментом учета и отчетности по РБСУ, предоставление им отчетов, обработки запросов по мере поступления от них.

Обеспечение режима пропуска персонала, посетителей, клиентов, личного автотранспорта, вне зависимости от сложности объекта;
- строгий контроль за полным соблюдением согласованного режима на данном объекте и поддержанием установленного общественного порядка;
- обеспечение оптимального уровня безопасности объекта и личной безопасности сотрудников;
- правовая и специальная подготовка;
- имею право использовать в охранной деятельности спецсредства, гражданское и служебное оружие;
- контроль за надлежащим техническим состоянием здания;
- контроль за качеством выполнения ремонтных работ помещения;
- наблюдение за сохранностью и организация проведения своевременного ремонта мебели, сантехники, хозяйственного инвентаря, электроснабжения.
- руководство работами по благоустройству, озеленению и уборке территории;
-обеспечение выполнения противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря;

- обеспечение режима пропуска персонала, посетителей, клиентов, личного автотранспорта, вне зависимости от сложности объекта;
- строгий контроль за полным соблюдением согласованного режима на данном объекте и поддержанием установленного общественного порядка;
- обеспечение оптимального уровня безопасности объекта и личной безопасности сотрудников;
- правовая и специальная подготовка;
- имею право использовать в охранной деятельности спецсредства, гражданское и служебное оружие;

- контроль эксплуатации систем жизнеобеспечения предприятия;
- взаимодействие с арендодателем, техническими, коммунальными службами здания;
- контроль поставок и эксплуатации оборудования, инвентаризация и учет оборудования, оргтехники;
- заключение договоров по эксплуатации помещений и оборудования.

- обеспечение безопасности производственно-торговой деятельности, защита информации и сведений, являющихся коммерческой тайной;
- организация работы по правовой, организационной и инженерно-технической (физической и аппаратной) защите коммерческой тайны;
- выявление и локализация возможных каналов утечки конфиденциальной информации в процессе повседневной производственной деятельности и в экстремальных (аварийных, пожарных) ситуациях;
- обеспечение режима безопасности при проведении всех видов деятельности;
- обеспечение охраны зданий, помещений, оборудования, продукции и технических средств обеспечения производственной деятельности;
- обеспечение личной безопасности руководства, ведущих сотрудников и специалистов.

обеспечение безопасности производственно-торговой деятельности, защита информации и сведений, являющихся коммерческой тайной;
- организация работы по правовой, организационной и инженерно-технической (физической и аппаратной) защите коммерческой тайны;
- выявление и локализация возможных каналов утечки конфиденциальной информации в процессе повседневной производственной деятельности и в экстремальных (аварийных, пожарных) ситуациях;

- обеспечение режима безопасности при проведении всех видов деятельности;

- обеспечение охраны зданий, помещений, оборудования, продукции и технических средств обеспечения производственной деятельности;

- обеспечение личной безопасности руководства, ведущих сотрудников и специалистов.

- контроль за техническим процессом производства;
- обеспечение технической эксплуатации оборудования;
- оформление сменного задания и контроль соблюдения трудовой дисциплины;
- решение технических вопросов, распределение работ и соблюдение плана
производства;

● контроль за выполнением работы бригады;
● ведение отчетной документации;
● заполнение наряда – заказов;
● начисление заработной платы.

- монтаж, демонтаж основного и вспомогательного оборудования, грузоподъемных машин и механизмов;
- изготовление и установка несложных узлов металлоконструкций по чертежам под сварку;
- подготовка и установка труб под вальцовку или приварку в коллекторах и барабанах котлов;
- Такелажные и стропальные работы.